Blogger templates

Prinsip Dasar Pengelolaan Persediaan

Prinsip Dasar Pengelolaan Persediaan

      Persediaan merupakan salah satu daerah keputusan yang paling riskan dalam manajemen logistik. Komitmen terhadap segolongan persediaan tertentu dan selanjutnya alokasinya ke pasar untuk menghadapi penjualan dimasa depan, merupakan pusat dari operasi logistik. Tanpa penggolongan yang tepat dari persediaan, maka masalah-masalah pemasaran yang serius dapat timbul dalam usaha meningkatkan penghasilan dan memelihara hubungan dengan nasabah. Perencanaan persediaan juga sangat menentukan bagi operasi pembuatan (manufacturing operation). 

     Kekurangan bahan mentah dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan kemungkinan akan menyebabkan kekurangan produk jadi. Seperti halnya kekurangan itu dapat mengganggu rencana pemasaran dan operasi-pembuatan(manufacturing), kelebihan persediaanpun juga dapat pula menimbulkan masalah. Kelebihan persediaan akan meningkatkan biaya dan menurunkan laba (profitability) melalui meningkatnya biaya pergudangan, keterikatan modal, kerusakan (deterioration), premi asuransi yang berlebihan, meningkatnya pajak, dan bahkan kekunoan (obsolescence).

    Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung resiko dan ketidakpastian. Perencanaan strategis membutuhkan banyak komitmen modal dan sumber-daya manajerial. Rencana strategis itu menentukan struktur dimana rencana operasional dan rencana taktis dituangkan.

    Jadi, rencana strategis itu merupakan seperangkat tonggak penunjuk jalan (guideposts) untuk type-type perencanaan lainnya. Jadi dapat kita simpulkan bahwa dari Strategi Manajemen Persediaan adalah :”Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para suplaier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan.”

PRINSIP - PRINSIP MANAJEMEN PERSEDIAAN
Prinsip-prinsip manajemen persediaan terdiri dari beberapa bagian yang terdiri dari :

1.Fungsi Persediaan
Fungsi dasar dari persediaan secara sederhana dapat dinyatakan dengan:
v  Meningkatkan laba (profitability), melalui bantuan pembuatan dan pemasaran.
v  Konsep yang ideal dari persediaan, konsep ini terdiri dari pembuatan suatu produk yang sesuai dengan sfesifikasi nasabah.

Persediaan merupakan bidang sangat penting dari penyebaran aktiva yang dibutuhkan untuk memberikan pengembaliaan yang minimum atas investasi modal. Pada umumnya, kebanyakan perusahaan mengadakan persediaan yang lebih besar dari kebutuhan pokoknya. Generelasi ini akan lebih dapat di pahami melalui pemeriksaan yang seksama terhadap 4 fungsi pokok yang mendasari manajemen persediaan diantaranya:

Ø  Spesialisasi Wilayah, Salah satu fungsi persediaan adalah memungkinkan spesialisasi wilayah dari unit-unit operasi individual. Oleh karena factor-faktor seperti tenaga listrik, bahan mentah, air, dan buruh maka lokasi yang ekonomis untuk pembuatan (manufacturing) sering kali sangat jauh dari wilayah permintaan (areas of demand). Dengan pemisahan wilayah, masing-masing komponen ini dapat diprodusir secara ekonomis dan efisisen.

   Fungsi pemisahan wilayah juga berkaitan dengan penghimpunan golongan dalam distribusi fisik barang-barang jadi. Barang-barang pabrik dari berbagai lokasi dihimpun di suatu gudang tunggal, dengan maksud dapat menawarkan kepada nasabah suatu pengiriman tunggal dari gabungan produk-produk itu.Inilah contoh terpenting pemisahan wilayah dan distribusi terpadu yangdimungkinkan oleh persediaan.

Ø  Decoupling, Fungsi kedua dari persediaan adalah memberikan efisiensi maksimum pada operasi dalam suatu fasilitas (decoupling). Penumpukan persediaan barang-sedang-dikerjakan (work in proces) dalam  kompleks pembuatan akan memungkinkan penghematan maksimum dalam produksi tanpa terhentinya pekerjaan.

     Fungsi decoupling ini memungkinkan masing-masing produk dibuat dan didistibusikan dalam ukuran yang ekonomis (economical lot sozes). Dilihat dari segi pemasaran, decoupling memungkinkan produk dapat dibuat pada waktu akan dijual sebagai suatu golongan (assortment). Jadi, decoupling itu cendrung menunjang operasi perusahaan. Perbadaan decoupling dengan spesialisasi wilayah adalah dalam hal decoupling ini meningkatkan efisiensi operasi pada satu lokasi tunggal, sedangkan spesialisasi wilayah meliputi banyak lokasi.

Ø  Penyeimbangan Penawaran dengan Permintaan, Fungsi ketiga dari persediaan adalah penyeimbangan, yang memperhatikan jarak waktu antara konsumsi dengan pembuatan (manufacturing). 
    Persediaan penyeimbang ini adalah untuk menyesuaikan penyediaan suplai dengan permintaan.

Ø  Persediaan Pengaman, Fungsi persediaan pengaman atau persediaan penyangga (buffer stock) adalah menyangkut perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam pengisian kembali (replenishment).
     Kebutuhan akan persedian akan pengaman adalah disebabkan oleh ketidak  pastian mengenai penjualan dimasa depan dan pengisian kembali persediaan. Jika ketidak pastian itu mengenai berapa banyak suatu produk akan terjual, maka perlulah untuk memilihara posisi persediaan.

Empat fungsi persedian adalah spesialisasi wilayah, decoupling, penyeimbangan penyediaan dengan penawaran, dan persedian pengaman. Fungsi – fungsi ini menentukan besarnya investasi persedian yang perlu untuk suatu system tertentu untuk tercapainya suatu tujuan manjemen. Pada tingkat minimum, persediaan yang di investasikan untuk mencapai spesialisasi wilayah dan decoupling, hanya dapat berubah dengan merubah pola lokasi fasilitas dan proses operasional dari perusahaan itu.

Level minimum dari persedaian yang dibutuhkan untuk menyeimbangkan penawaran dengan permintaan, menunjukan sulitnya tugas menaksir kebutuhan – kebutuhan musiman. Dengan pengalaman beberapa kali periode musiman, maka persedian yang dibutuhkan untuk mencapai penjualam yang marjinal selama periode tinggi permintaan, dapat diproyeksikan dengan cukup baik. Suatu rencana persediaan musiman dapat dirumuskan berdasarkan pengalaman ini. 

2. RESIKO PERSEDIAAN
Pengadaan persedian untuk mencapai salah satu dari fungsi tersebut di atas adalah riskan. Adalah penting untuk dipahami bahwa sifat dan besarya resiko ini berbeda – beda menurut posisi perusahaan dalam saluran distribusi.

2.1 Resiko persediaan toko eceran
Bagi pengecer, manajemen persediaan itu pada dasarnya adalah proses membeli dan menjual. Pengecer itu membeli berbagai produk dan menanggung resiko besar dalam proses pemasarannya. Resiko pengecer dalam persediaan itudapat dianggap luas tetapi tidak dalam. Karena tingginya biaya lokasi tokonya, maka pengecer itu akan mengutamakan perputaran atau kecepatan penjualan.

2.2 Resiko persediaan grosir
Risiko grosir itu lebih sempit, tetapi lebih dalam dan lebih daripada risiko para pengecer. Pedagang grosir membeli dalam jumlah besar dari para pengusaha dan menjualnya dalam jumlah – jumlah kecil kepada para pengecer. Alas anekonomis dari grosir ini adalah kemampuannya untuk menyediakan segolongan barang yang dihasilkan oleh berbagai pengusaha.

Sering kali apabila produknya adalah musiman, grosir ini terpaksa mengadakan posisi persediaan jauh – jauh hari sebelum musim penjualan, sehingga meningkatkan kedalaman dan lamanya risikonya. Salah satu risiko terbesar grosir adalah perluasan garis produk sampai mencapai titik dimana keluasan risiko persediaannya mendekati risiko pengecer, sedangkan kedalaman dan lamanya risikonya tetap khas grosir.

2.3 Risiko persediaan pengusaha
Bagi pengusaha pembuat ( manufacturer ) risiko persediaan itu mempunyai demensi lamanya jangka waktunya. Komitmen persediaan pengusaha berawal pada bahan mentah dan suku cadang komponen, termasuk barang yang sedang dikerjakan, dan berkhir pada barang jadi. Walaupun pengusaha itu mungkin lebih sempit garis produknya dibandingkan dengan pengecer atau grosir, namun komitmen persedian pengusaha itu relative lebih dalam dan lebih lama waktunya.

UNSUR – UNSUR KEBIJAKSANAAN PERSEDIAAN
Pengembangan kebijaksanaan yang sehat merupakan bidang tersulit dalam seluruh manajemen persediaan. Titik pusat dari perumusan kebijaksanaan adalah penentuan rata – rata komitmen persediaan. Rata – rata persediaan itu terdiri dari produk jadi, bahan mentah, komponen – komponen, dan barang – barang yang sedang dikerjakan yang tahan beberapa waktu dalam fasilitas logistic.

Dilihat dari sudut kebijaksanaan, tingkat persediaan yang tepat itu haruslah ditentukan untuk masing – masing fasilitas. Rata – rata persediaan itu terdiri dari persediaan dasar dan persediaan pengaman. Persediaan dasar adalah bagian dari rata – rata persediaan yang diperoleh dari proses pengisian kembali. Rata – rata persediaan yang ditahan sebagai hasil dari proses pesanan itu dinamakan persediaan dasar. Istilah lain yang lazim digunakan untuk ini adalah lot size stock.

Berdasarkan perumusan pesanan kembali ini, rata – rata persediaan dasar itu adalah sama dengan setengah kwantitas pesanan. Pengawasan persediaan adalah suatu prosedur mekanis untuk melaksanakan suatu kebijaksanaan persediaan. Aspek accountability dari pengawasan ini akan mengukur berapa unit yang ada ditangan pada suatu lokasi tertentu dan terus mengikuti penambahan dan pengurangan terhadap kwantitas dasar itu.

Walaupun pengawasan persediaan yang efektif itu adalah esensial bagi kelancaran operasi, namun masalah – masalah pengawasan biasanya menimbulkan gangguan atau kegagalan untuk mencapai sasaran – sasaran karena masalah – masalah kebijaksanaan yang tidak sesuai.

IDENTIFIKASI BIAYA PERSEDIAAN 
Oleh karena persediaaan itu menyangkut segala aspek dari operasi logistic, maka sulitlah untuk memisahkan biaya pemesanan persediaan dari biaya pemeliharaannya.
1. Biaya Pemeliharaan
Secara tradisional rekening – rekening yang termasuk kedalam biaya pemiliharaan persediaan adalah rekening pajak, penyimpanan, modal, asuransi, dan kekunoan. Biaya yang berkenaan dengan pajak dan asuransi itu relatif mudah menentukan.

Biaya asuransi adalah pembayaran langsung yang didasarkan atas taksiran resiko atau exposure selama suatu jangka waktu. Biaya pajak adalah pengenaan langsung yang biasanya didasarkan atas persediaan yang ditahan pada hari tertentu dari tahun itu, atau rata –rata persedian selama suatu jangka waktu, bergantung pada peraturan yang berlaku setempat. Biaya penyimpanan haruslah dialokasikan pada produk – produk tertentu, karena ia tidak langsung pada nilai persediaan.

Bergantung pada type fasilitas gudang yang dipakai, negeri atau swasta, maka total biaya penyimpanan itu mungkin langsung atau mungkin harus dihitung biayanya. Biaya kekunoan (obsolescence cost) dihitung berdasarkan pengalaman yang telah lampau. Type kekunoan yang penting dalam perencanaan persediaan adalah rusaknya produk selama dalam penyimpanan yang tidak ditutup oleh asuransi. Kekunoan juga dapat diperluas sehingga meliputi pula kerugian pemasaran apabila suatu produk menjadi kuno dalam hal modelnya. Harus diperhatikan, untuk tidak memasukkan biaya yang tidak langsung berkaitan dengan keputusan biaya kekunoan ini hendaklah berhati-hati dan hendaklah terbatas pada kerugian langsung yang berkaitan dengan penyimpanan.

Aspek paling kontroversial dari biaya pemeliharaan adalah berapa biaya yang tepat untuk modal yang ditanamkan. Biaya pemeliharaan persediaan itu menyangkut pertimbangan manajemen, penaksiran, penugasan, dan tingkat tertentu pengukuranlangsung.

2. Biaya Pemesanan
Biaya penempatan suatu peanan itu terdiri dari seluruh biaya pengawasan persediaan, persiapan pemesanan, komunikasi pesanan, pembaharuan aktivitas, dan pengawasan manajerial. Sama dengan biaya pemeliharaan, biaya pemesanan ini dihitung untuk masing-masing unsur biaya sampai diperoleh suatu total biaya penempatan pesanan (order) tersebut.

Banyak sekali perbedaan terdapat diantara berbagai organisasi mengenai biaya-biaya apa yang termasuk ke dalam biaya penempatan suatu pesanan. Unsur yang penting adalah meliputi semua biaya yang dimasukkan dari biaya tetap dan biaya variable. Sekali total biaya penempatan pesanan ini telah ditaksir, maka asumsi yang lazim adalah mempertahankannya berapapun banyaknya pesanan yang ditempatkan selama suatu periode perencanaan. 

KESIMPULAN

Dari pembahasan mengenai strategi manajemen persedian di lembaran-lembaran sebelumnya, kita dapat mengetahui dan mengatur serta melakukan pengawasan persediaan sebelum kita mengalami kekurangan bahan mentah ataupun kelebihan bahan mentah, yang mana masing-masingnya dapat memberikan kita dampak yang dapat meningkatkan biaya dan mengurangi laba. Oleh sebab itu, strategi persediaan ini sangat penting dan jangan sampai ada yang terlupakan.

Related Post :
09.38 0